5.0.文件控制与管理系统

• 企事业单位利用人工处理文件存在殊多弊端，如：文件耗用纸张量大，成本高；文件传递速度慢，传送范围有限；人工传递劳神伤财，传送质量不高；文件多杂，人工管理工作量大，占用空间大，查找不便且容易丢失.....目前，市场上解决文件管理的软件由于价格过高且主要针对大型企事业单位而设计，多不能满足中小企事业单位文件管理的需求。天纵文件控制与管理系统主要针对中小型企事业单位而设计的，满足ISO9000标准中“文件和资料控制”要求及国家公文管理有关规定，为企事业单位文件管理及办公自动化提供了人性化的管理平台。本系统支持互联网远程访问，操作简单、管理方便、经济实用，特别适合中小企事业单位文件管理的需求，正确运用，科学管理，能基本实现无纸化办公的目标。

• 主要功能模块：

  • 图纸资料管理
    管理企业图纸、说明书等资料，员工可通过网络自助提供借用/借阅申请。

  • 文件拟稿
    文件书写器为各类文件提供了一个书写和维护的界面。编辑界面采用MS WORD风格按钮，为版式设计提供了多种方案(此界面可以保存各种复杂样式的文件)。同时，还可套用红头、信笺格式和印章。文件审核、批准时严格根据身份进行，从而有效避免了不明身份之人随意审核签发文件。

  • 文件办理
    根据文件需要，执行文件发送、拟办、承办、销案、归档等过程，其作业流程同公文管理。

  • 文件阅读
    此模块包括信息的接受、公布及文件阅读三大部分。可设置自动接受信息，即系统根据用户预设之时间，自动扫描数据库，读取符合条件之信息，然后在“信息公告栏”上发布。若有信息，公告栏自动跳出，提醒用户阅读、修改、审核、批准文件。系统会将用户阅读信息记录跟踪。对于已归档之文件，需要办理借阅手续，方可阅读。

  • 文件修改
    归档文件若有修改必要，则由发文单位提出申请，并经过批准后执行修改。所有修改痕迹及修改有关信息均记录在案。

  • 文件销毁
    为了减少数据库的空间，提高存取效率，应定期清空没有存在意义之文件。销毁文件有两种方式，一种是超过了保存期之文件，一种是由发文单位提出申请，并经过批准之文件。若发现被销毁之文件有新的用途，可进行“恢复”处理。

【功能特色】

• 完全满足"ISO9000文件控制与管理要素"要求。

• 可利用Word、Excel、WPS、写字板等文字编辑软件书写文件后导入。支持大多数文件格式(如Word、Excel、Powerpoint、PDF、图片、音乐、视频等。)

• 可定制文件红头、格式、信笺并规范管理。

• 可管理企业印章，并在文件任意位置插入。

• 严格根据权限修改、审核、批准、办理、阅读文件。

• 系统定时自动弹出提示对话框，公告来文及短信息情况，提醒用户及时查阅文件。

• 发文方便，可规定收文者权限，并附简短发文说明。可根据多种方式（如按部门、按职务等）发放文件。

• 可对已销案文件归档。归档文件可办理借阅。

• 根据程序修改文件，并对修改痕迹进行跟踪。

• 过期之文件可按各种方式进行销毁，误销毁的文件可以重新恢复。

• 用户开机时只打开来文提醒子程序，便可接受来文信息，此程序打开后，隐藏于任务栏，占用很少内存。

• 对企业图纸资料档案及其借用进行管理。

• 多文件库管理，且归档文件可在各文件库中互相转移。

• 网络自助系统实现普通员工在线阅读及申请，网络自助系统免费提供，无用户数限制。

技术支持：soft@tinzoom.com   热线电话：0731-88674328