项目

天纵文档管理系统

备注

一、基本功能

文档分类

用户可根据企业组织结构制定文档分类体制，各分公司、各部门甚至个人均可建立独立的文档分类，各单元之间既可共享文档，也可独立管理自己的文档库。

公开文件库

可设置公开文件分类，公开文件不用授权，所有人均可看，如一些制度文件、法律法规、标准等。

文档属性

可以填写文件编号、名称、版本号、发文单位等文件属性。

可自定义自己的文件属性

加密印章/签名

公司印章（如公司章、文档控制章、资格人私章等）和公司各资格人的签名可进行加密管理，只有掌握了密码的资格人才可使用。

文档模板/在线填单

为每类文档设置模板，在起草文档时，可自由调用，在线填单，这样大大提高文档书写效率，同时也规范了文档格式，确保格式统一。此功能可用于在线填报工作。事先将各种空白EXCEL表格设置到文件分类中，然后直接在线填写表单。

适用于ISO体系中的各类记录管理。

自动编号

设置每类文档的编号规则，在创建文件时可自动生成文件编号。

文档查询

用户可按多种方式搜索文档，支持模糊查询、自定义查询条件等高级查询功能。能对文件属性（如编号、发文单位、审批人等）进行查询， 也能全文检索，可直接从WORD、EXCEL、PPT 、PDF、TXT、HMTL等文本类文件中进行搜索。还可设置关键词或内容摘要，以方便查询。

支持全文搜索

批量导入/导出

可批量导入/导出文档。可一次性导入文件夹结构和文件清单，用于快速部署。

版本管理

文档修改后可直接保存到数据库，原文档自动进入旧版中心，成为历史文档，从而确保流转的总是新文档。可签出文档进行修改，文档一旦签出，锁定只读，防止在未签入之前被修改。

自动扫描上传

可扫描上传文档。

文档审批

可自定义审批工作流，支持串行审批和会签，可灵活设计工作流。

文档修改

系统提供多种文件修改方式，可直接在线修改，可签出/签入修改，可先行申请，修改申请批准后再修改（按ISO9000标准执行修改）。

文档销毁

文件销毁要先行申请，按ISO9000标准执行销毁。文档销毁后进入废弃文档库，文档管理员可查看废弃文档，如果需要，可以恢复。

文件存放

支持多服务器多硬盘，从而满足企业海量文件存储要求。

文件操作日志

文件所有操作，如阅读、下载、修改等均记录在案。统计分析文件利用情况，并画出统计图。

文件阅读跟踪

文件发送后，可查看发送清单中各用户的阅读情况，了解收件人有无阅读文件或什么时间阅读的。

邮件发送文件

要权限者可将文件通过邮件发送给相关人（以下载地址或以附件形式）。

文件传真

要权限者可直接选择文档进行传真，无需打印出纸质文档传真，无需传真机（可选功能，需购买相应硬件，3000元左右）

文件回收

员工离职或调动后，可回收其文档。回收用户文件权限时，可据文档或发送对情况自动生成文档回收清单，可一次回收一份文档的多个用户或一个用户的多份文档。用户权限回收后，系统会自动发送一个短消息通知此用户。

文档批示、评论

领导可对文档进行批示、阅读者可对文档进行评论。

知识交流

文档映射

可将一个图纸或文档映射到多个目录下，满足通用件管理要求。可实现多维度查看文档，构造知识地图。

文档多维度查询浏览

文档附件

可为文档添加多份附件。

相关文档

可为文档建立相关文档间的关联，便于联想查看。

借阅管理

自己没有权限阅读的文档可以借阅。借阅文档要先行申请，批准后方可取得阅读权。

文档批办、承办、催办

领导可对文档进行批办，相关人员可以根据批办进行承办。未及时办理，还可进行催办。

文档收藏

可将自己经常要用到的文档进行收藏，方便日后查看。

报表

系统提供了常用报表（如文件档案、文档清单等），用户还可以利用系统提供的报表设计工具自已设计其他个性化报表。

文件自动备份

可设置自动文件夹和自动备份时间，系统自动备份文件

二、文档浏览

多格式直接浏览

系统提供的万能浏览器支持450多种格式直接浏览，无需安装相应软件。万能浏览器不支持的文档，可以设置为直接打开方式。

视频、音频

可在线浏览视频、音频和FLASH文件。

相册浏览

可以相册形式浏览图片文件。

Office文档

Office文档可在线编辑、电子签名、电子盖章及修改痕迹保留等。痕迹保留可让阅读者方便查看什么人什么时间对文档做了什么动作（添加、修改、删除）。

三、文档保护

存放策略

支持多硬盘多服务器存放文档，满足海量文件存放。

文档加密

采用驱动级的透明加密技术，以主动加密的形式，实现图纸文档的强制自动加密。公司所有人员在操作电脑新建的图纸或文档同时后台自动加密，操作人员毫无察觉。强制自动加密的文件离开企业电脑环境无法使用，文件只能在公司内部授权下使用。经过公司专人解密，文件才能正常使用于外部。这样，一些核心数据资料就牢牢限定在了企业内部，有效的保证了企业数据的安全。（可选功能，需要另外购买加密客户端，600元每客户端）

四、权限管理

用户管理

基于组（角色）的权限机制，不用为每个用户授权，大大减轻了文件授权的工作量。

文件夹授权

每个文档分类或档案可设置权限，包括读取、借阅、添加、删除、修改、查询、统计、打印及各相关资料的操作权，如发送清单编辑权、文档办理记录编辑权、历史版本查看权等。

单个文件授权

可对单个文件进行权限设置，即在文档发送时，每份文档可为其发送对象设置只读权、打印保存权、修改权、转发权等。

权限类别

可设置模块操作权，每个文档分类或档案可设置权限，包括读取、借阅、添加、删除、修改、查询、打印及各相关资料的操作权，如发送清单编辑权、文档办理记录编辑权、历史版本查看权等。

文件未审批前，一般用户看不到。

五、消息提醒

自动提醒

消息提醒系统在电脑开机时自动打开，提醒用户急需承办的文件（可设置提醒提前期）、收到的短消息及公司最新发布的公告。系统会按一定周期自动发送短消息提醒有关人处理文件（如审核、批准）。

任务提醒

如文档起草完成后，会通过消息系统提醒审核人进行审核；审批完成后，自动通知文档管理员发送文档，文档发送后，消息系统通知收文人阅读。文件修改后也会通知此文件有权查看的用户再行阅读。

电子邮件提醒

支持电子邮件提醒以上任务

手机短信提醒

支持手机短信提醒以上任务（可选功能，需要购买相关硬件，500左右）

六、其他

数据库

MS SQL SERVER

技术架构

B/S架构